Banyak pemilik bisnis mempertimbangkan jasa akuntansi profesional karena ingin memperoleh laporan keuangan yang rapi tanpa langsung membangun departemen accounting sendiri. Namun apakah outsourcing benar-benar lebih hemat daripada merekrut staf internal?
Jawabannya tergantung volume transaksi, kompleksitas bisnis, kebutuhan kontrol, dan frekuensi reporting.
Untuk usaha tertentu, staf internal lebih tepat. Namun pada perusahaan yang belum membutuhkan fungsi accounting penuh setiap hari, outsourcing dapat memberikan struktur biaya yang lebih fleksibel.
Apa Saja Biaya Staf Accounting Internal?
Membandingkan hanya gaji bulanan dengan biaya vendor dapat menghasilkan kesimpulan keliru.
Biaya tenaga kerja internal dapat mencakup:
- gaji;
- THR;
- BPJS dan benefit;
- rekrutmen;
- komputer;
- software;
- training;
- supervisi;
- biaya pergantian staf.
Simulasi Sederhana
Berikut ilustrasi, bukan daftar harga pasar atau quotation:
| Komponen | Internal | Outsource |
|---|---|---|
| Gaji/fee utama | Rp6,5 juta | Rp5 juta |
| Benefit & THR dialokasikan | Rp800 ribu | Termasuk sesuai kontrak |
| Perangkat & training | Rp500 ribu | Umumnya tidak menjadi biaya staf |
| Supervisi teknis | Internal | Dapat termasuk layanan |
| Total ilustratif | ±Rp7,8 juta | ±Rp5 juta |
Angka sebenarnya dapat berbeda tergantung kota, scope pekerjaan, senioritas, jumlah transaksi dan SLA.
Artinya, keputusan tidak seharusnya hanya berdasarkan nominal.
Kapan Jasa Akuntansi Profesional Lebih Efisien?
1. Volume Transaksi Belum Terlalu Tinggi
UMKM atau perusahaan baru sering belum membutuhkan seorang accountant selama delapan jam setiap hari.
Dalam kondisi tersebut, jasa akuntansi profesional dapat membantu sesuai scope yang benar-benar diperlukan.
2. Perusahaan Membutuhkan Keahlian Lebih Tinggi
Satu staf junior belum tentu mampu menangani sekaligus:
- closing;
- rekonsiliasi;
- perpajakan;
- costing;
- budgeting;
- implementasi software akuntansi.
Provider dengan tim multidisiplin dapat memberikan akses ke keahlian yang berbeda.
3. Manajemen Membutuhkan Laporan Lebih Cepat
Tujuan accounting seharusnya tidak berhenti pada pencatatan.
Output yang dibutuhkan manajemen antara lain:
- laba rugi;
- posisi keuangan;
- cash flow;
- aging piutang;
- aging utang;
- analisis margin.
Kapan Staf Internal Lebih Tepat?
Outsourcing bukan solusi universal.
Staf internal lebih ideal apabila:
- transaksi harian sangat tinggi;
- dokumen fisik banyak;
- finance terlibat dalam operasi setiap jam;
- proses approval kompleks;
- perusahaan membutuhkan komunikasi onsite terus-menerus.
Pada perusahaan skala lebih besar, model terbaik bahkan sering berupa hybrid.
Staf internal mengurus aktivitas sehari-hari, sedangkan konsultan membantu review, closing, perpajakan, sistem dan pengendalian.
Bangun Fungsi Accounting Tanpa Trial and Error
PT Maksi Media Indonesia dapat membantu perusahaan melalui jasa akuntansi, implementasi sistem, penyusunan laporan, dan pengembangan proses keuangan sesuai kebutuhan bisnis.
Model layanan dapat disusun berdasarkan kebutuhan sehingga perusahaan dapat fokus pada fungsi yang memang memerlukan dukungan profesional.
Manfaat Selain Penghematan Biaya
Pertimbangan memilih outsourcing tidak boleh hanya soal murah.
Kontinuitas
Jika hanya ada satu accountant internal kemudian mengundurkan diri, proses closing dapat terganggu.
Provider berbasis tim memiliki potensi memberikan continuity yang lebih baik selama mekanisme backup person diatur dalam SLA.
Standardisasi
Pekerjaan accounting dapat dibangun berdasarkan:
- checklist;
- SOP;
- rekonsiliasi periodik;
- closing schedule;
- document control.
Skalabilitas
Ketika volume bisnis meningkat, scope layanan dapat ditingkatkan tanpa harus melakukan proses rekrutmen dari awal.
Studi Kasus Ilustratif
Sebuah perusahaan jasa dengan sekitar 300 transaksi per bulan memiliki satu admin yang sekaligus menangani invoice dan pembelian.
Merekrut accountant full-time belum menjadi prioritas.
Perusahaan kemudian menggunakan model outsourcing untuk:
- review transaksi;
- rekonsiliasi bank;
- closing;
- pembuatan laporan bulanan.
Admin tetap melakukan transaksi harian, sedangkan fungsi accounting yang membutuhkan review dikerjakan secara periodik.
Model seperti ini dapat menjadi kompromi antara efisiensi dan kontrol.
Software Akuntansi Tetap Penting
Baik menggunakan tenaga internal maupun jasa akuntansi profesional, data sebaiknya disimpan dalam sistem terstruktur.
Accurate Online, misalnya, memiliki fitur buku besar, kas dan bank, penjualan, pembelian, persediaan, aset tetap hingga laporan.
Dengan pembukuan digital, data tidak hanya bergantung pada file spreadsheet pribadi milik satu staf.
Cara Memilih Jasa Akuntansi
Tanyakan beberapa hal berikut:
- siapa yang melakukan review;
- laporan apa yang diterima;
- kapan deadline closing;
- bagaimana pengamanan data;
- siapa yang memiliki akses database;
- bagaimana jika ada koreksi;
- apakah tersedia dokumentasi SOP.
Harga murah tanpa scope yang jelas justru berpotensi menimbulkan biaya koreksi di kemudian hari.
Kesimpulan
Jasa akuntansi profesional dapat lebih hemat dibanding staf internal pada bisnis dengan volume transaksi tertentu dan kebutuhan accounting yang belum memerlukan tim penuh.
Namun keputusan sebaiknya mempertimbangkan total cost, kompetensi, kontrol, kontinuitas dan kualitas laporan, bukan hanya gaji versus fee.
Konsultasikan Kebutuhan Accounting Anda
Jika perusahaan Anda ingin mengetahui apakah lebih cocok menggunakan staf internal, outsourcing, atau model hybrid, PT Maksi Media Indonesia dapat membantu memetakan kebutuhan tersebut sekaligus menyiapkan sistem akuntansi yang lebih terstruktur.
Dengan proses yang tepat, fungsi accounting dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan tanpa kehilangan kontrol terhadap data keuangan.
FAQ Jasa Akuntansi Profesional
1. Apa yang dikerjakan jasa akuntansi profesional?
Scope dapat meliputi pencatatan, rekonsiliasi, closing, laporan keuangan dan review transaksi.
2. Apakah outsourcing selalu lebih murah?
Tidak. Efisiensi bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan perusahaan.
3. Apakah perusahaan tetap membutuhkan admin internal?
Pada banyak model outsourcing, admin internal tetap berguna untuk dokumen dan transaksi operasional harian.
4. Apakah data perusahaan aman?
Keamanan bergantung pada SOP, kontrak, hak akses dan infrastruktur yang digunakan provider.
5. Apakah jasa accounting cocok untuk UMKM?
Ya, terutama UMKM yang membutuhkan laporan profesional tetapi belum perlu membentuk departemen accounting lengkap.
