Implementasi akuntansi bukan sekadar membeli software kemudian meminta staf finance mulai memasukkan transaksi. Implementasi yang benar harus menyelaraskan proses bisnis, chart of accounts, master data, saldo awal, workflow transaksi dan kebutuhan laporan manajemen.
Accurate Online menyediakan berbagai modul mulai dari buku besar, kas dan bank, penjualan, pembelian, persediaan, aset tetap, manufaktur hingga laporan. Namun manfaat tersebut baru optimal ketika konfigurasi sistem sesuai dengan proses perusahaan.
Berikut lima langkah yang dapat digunakan sebagai kerangka implementasi.
1. Analisis Proses Bisnis Sebelum Implementasi Akuntansi
Tahap pertama bukan konfigurasi software, tetapi memahami aktivitas perusahaan.
Petakan proses:
- penjualan;
- pembelian;
- penerimaan pembayaran;
- pembayaran supplier;
- inventory;
- aset;
- biaya operasional;
- perpajakan;
- approval;
- closing bulanan.
Buat Process Mapping
Contohnya:
Sales Order → Delivery → Invoice → Payment → Reconciliation
Dari sini konsultan dapat menentukan fitur dan workflow apa yang benar-benar diperlukan.
Kesalahan implementasi sering terjadi ketika sistem dipaksa mengikuti asumsi konsultan tanpa memahami proses aktual pengguna.
2. Rancang Chart of Accounts dan Struktur Pelaporan
Chart of Accounts atau COA merupakan fondasi implementasi akuntansi.
COA sebaiknya cukup detail untuk kebutuhan analisis tetapi tidak terlalu banyak sehingga membingungkan pengguna.
Contoh kelompok utama:
| Kelompok | Contoh |
|---|---|
| Aset | Kas, bank, piutang, inventory |
| Liabilitas | Utang supplier, utang pajak |
| Ekuitas | Modal, laba ditahan |
| Pendapatan | Penjualan produk, pendapatan jasa |
| HPP | HPP produk |
| Beban | Gaji, sewa, transportasi |
Perusahaan juga perlu menentukan apakah laporan akan dianalisis berdasarkan:
- cabang;
- departemen;
- proyek;
- produk;
- sales;
- cost center.
3. Bersihkan dan Migrasikan Data
Tahap migrasi sering menjadi bagian paling kritis.
Data lama harus diperiksa sebelum dimasukkan.
Master data biasanya mencakup:
- pelanggan;
- pemasok;
- barang;
- jasa;
- kas dan bank.
Accurate sendiri menempatkan data tersebut sebagai bagian penting dari persiapan awal sebelum transaksi dilakukan.
Jangan Memindahkan Data Bermasalah Mentah-Mentah
Jika database lama berisi pelanggan ganda, kode barang tidak standar atau saldo yang tidak pernah direkonsiliasi, memindahkan semuanya ke software baru hanya akan memindahkan masalah lama.
Sebelum migrasi, lakukan:
- deduplikasi;
- normalisasi kode;
- validasi saldo;
- rekonsiliasi piutang;
- rekonsiliasi utang;
- pemeriksaan stok.
4. Konfigurasi, UAT, dan Simulasi Transaksi
Setelah database siap, lakukan konfigurasi dan User Acceptance Test (UAT).
Jangan langsung go-live.
Gunakan transaksi contoh yang mewakili aktivitas sebenarnya.
Hindari Implementasi Trial and Error
PT Maksi Media Indonesia dapat membantu perusahaan dalam proses implementasi akuntansi dan Accurate, mulai dari pemetaan bisnis, penyusunan database, konfigurasi sistem, migrasi hingga training pengguna.
Pendekatan implementasi yang terstruktur membantu mengurangi risiko perusahaan harus memperbaiki database setelah transaksi sudah berjalan.
Apa yang Harus Diuji?
Misalnya:
- invoice penjualan;
- retur;
- diskon;
- pembelian;
- pembayaran supplier;
- penerimaan pelanggan;
- transfer bank;
- stock adjustment;
- jurnal biaya;
- laporan laba rugi.
Setiap transaksi harus dicek sampai ke jurnal dan laporan.
5. Go-Live dan Closing Pertama
Jika UAT berhasil, perusahaan dapat menentukan tanggal go-live.
Idealnya go-live dilakukan pada awal periode akuntansi agar proses rekonsiliasi lebih sederhana.
Pada bulan pertama, lakukan review lebih ketat.
Periksa:
- saldo kas dan bank;
- aging piutang;
- aging utang;
- inventory;
- laba rugi;
- neraca;
- jurnal manual.
Studi Kasus Implementasi Akuntansi
Ilustrasi realistis:
Sebuah perusahaan distribusi sebelumnya menggunakan spreadsheet terpisah antara admin gudang, sales dan finance.
Akibatnya terdapat tiga versi angka stok.
Setelah implementasi sistem terpadu, master barang disatukan dan transaksi gudang menjadi sumber pencatatan inventory.
Finance tidak lagi membuat rekap stok dari awal setiap akhir bulan.
Nilai utama proyek tersebut bukan hanya penghematan waktu, tetapi terciptanya single source of truth.
Hubungan Implementasi dengan Standar Akuntansi
Software tidak menggantikan standar akuntansi.
Untuk entitas mikro, kecil dan menengah yang memenuhi kriteria, IAI menyediakan SAK EMKM sebagai standar yang lebih sederhana. SAK EMKM antara lain mengatur laporan posisi keuangan, laba rugi, persediaan, aset tetap, pendapatan, beban dan pajak penghasilan.
Perusahaan dengan kebutuhan dan karakteristik berbeda dapat menggunakan kerangka SAK lain yang relevan.
Kesimpulan
Lima tahapan implementasi akuntansi yang baik adalah:
- analisis proses;
- desain struktur akun;
- cleaning dan migrasi data;
- konfigurasi serta UAT;
- go-live dan closing.
Implementasi yang berhasil bukan dinilai dari seberapa cepat software diaktifkan, melainkan dari seberapa akurat sistem menghasilkan informasi keuangan yang dapat digunakan manajemen.
Implementasi Accurate Lebih Terarah
PT Maksi Media Indonesia membantu perusahaan membangun sistem pembukuan yang lebih terstruktur melalui analisis proses, jasa implementasi Accurate, training, dan pengembangan integrasi apabila dibutuhkan.
Tujuannya bukan sekadar membuat software berjalan, tetapi membuat sistem keuangan perusahaan lebih mudah dikontrol dan dikembangkan.
FAQ Implementasi Akuntansi
1. Apa itu implementasi akuntansi?
Implementasi akuntansi adalah proses membangun sistem pencatatan mulai dari prosedur, COA, master data, transaksi hingga laporan.
2. Berapa lama implementasi Accurate?
Tergantung kompleksitas dan volume data perusahaan. Bisnis sederhana biasanya lebih cepat dibanding perusahaan multi-cabang atau manufaktur.
3. Apakah data Excel bisa dimigrasikan?
Umumnya bisa dipersiapkan untuk migrasi, tetapi data sebaiknya dibersihkan dan divalidasi terlebih dahulu.
4. Mengapa UAT penting?
UAT memastikan workflow dan hasil transaksi sudah sesuai sebelum sistem digunakan secara penuh.
5. Apakah implementasi selesai setelah go-live?
Tidak. Closing pertama dan evaluasi pasca-go-live merupakan tahap penting untuk memastikan sistem berjalan konsisten.
