Pengeluaran tanpa izin, diskon berlebihan, pembelian yang tidak diperlukan, atau perubahan transaksi tanpa pengawasan bisa terjadi ketika seluruh proses bergantung pada satu pengguna. Karena itu, perusahaan membutuhkan alur pemeriksaan yang memastikan transaksi penting tidak langsung diproses tanpa persetujuan pihak berwenang.
Fitur Approval Accurate dapat digunakan untuk membangun lapisan kontrol tersebut. Pengguna tetap dapat membuat transaksi sesuai tugasnya, tetapi transaksi tertentu harus diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh supervisor, manajer, atau pemilik usaha.
Walaupun tidak dapat menjamin kecurangan hilang sepenuhnya, penggunaan approval yang tepat dapat mengurangi peluang penyalahgunaan, memperjelas tanggung jawab, dan membantu manajemen mengawasi aktivitas bisnis secara lebih terstruktur.
Mengapa Fraud Bisa Terjadi Meskipun Sudah Menggunakan Software?
Menggunakan software akuntansi tidak otomatis membuat seluruh transaksi aman. Risiko tetap ada jika pengaturan pengguna dan alur persetujuannya belum sesuai dengan struktur perusahaan.
Satu Pengguna Mengendalikan Seluruh Proses
Risiko menjadi lebih besar ketika satu orang dapat membuat, menyetujui, mengubah, dan menghapus transaksi tanpa pemeriksaan dari pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pengguna membuat permintaan pembelian, memilih pemasok, memasukkan nominal, dan melanjutkan pembayaran sendiri. Ketika tidak ada pemisahan tanggung jawab, kesalahan atau penyalahgunaan menjadi lebih sulit dideteksi.
Hak Akses Terlalu Luas
Perusahaan sering memberikan akses penuh agar pekerjaan terasa lebih praktis. Namun, akses yang terlalu luas memungkinkan pengguna membuka menu atau melakukan tindakan yang sebenarnya tidak dibutuhkan dalam pekerjaannya.
Staf penjualan, misalnya, belum tentu perlu memiliki kewenangan untuk memberikan diskon besar atau mengubah transaksi yang sudah diperiksa.
Tidak Ada Batas Nilai Transaksi
Tanpa batas nominal, transaksi kecil dan besar dapat diproses dengan cara yang sama. Padahal, semakin besar nilai transaksi, semakin besar pula risiko bisnis yang perlu dipertimbangkan.
Persetujuan Hanya Dilakukan secara Lisan
Persetujuan melalui percakapan langsung atau aplikasi pesan memang cepat, tetapi sering sulit ditelusuri kembali.
Beberapa bulan kemudian, manajemen mungkin kesulitan memastikan siapa yang menyetujui transaksi, informasi apa yang diperiksa, dan kapan persetujuan diberikan.
Apa Itu Fitur Approval Accurate Online?
Fitur Approval Accurate adalah mekanisme persetujuan yang memungkinkan perusahaan menentukan transaksi tertentu agar diperiksa sebelum diproses lebih lanjut.
Perusahaan dapat menentukan pembuat transaksi, cabang yang terkait, batas minimal nilai transaksi, pengguna yang berwenang menyetujui, dan jumlah persetujuan yang diperlukan.
Accurate Online menyediakan beberapa pilihan ketentuan ketika terdapat lebih dari satu penyetuju, yaitu cukup salah satu pengguna menyetujui, minimal dua pengguna menyetujui, atau seluruh pengguna yang ditunjuk harus memberikan persetujuan. Lihat panduan pengaturan approval Accurate Online.
Proses persetujuan juga tercatat sehingga perusahaan dapat menelusuri pihak yang menyetujui dan transaksi yang diperiksa. Menurut panduan resmi Accurate, fitur ini dirancang untuk memperkuat kontrol transaksi, meningkatkan transparansi, dan membantu mengurangi risiko kesalahan maupun fraud. Pelajari fungsi approval di Accurate Online.
Risiko yang Dapat Dikurangi dengan Fitur Approval Accurate
Approval dapat digunakan pada berbagai situasi yang memiliki risiko terhadap keuangan atau operasional perusahaan.
Pembelian Tanpa Kebutuhan yang Jelas
Staf mungkin membuat pesanan pembelian dengan jumlah terlalu besar, memilih produk yang belum dibutuhkan, atau menggunakan pemasok yang tidak sesuai kebijakan perusahaan.
Dengan approval, manajer dapat memeriksa kebutuhan, jumlah, harga, dan pemasok sebelum transaksi dilanjutkan.
Pengeluaran di Luar Anggaran
Pengeluaran operasional dapat terlihat wajar secara individual, tetapi menjadi besar jika dilakukan berulang kali.
Penerapan batas nominal membantu perusahaan meminta persetujuan tambahan untuk pengeluaran yang melewati nilai tertentu.
Diskon Penjualan Berlebihan
Diskon yang diberikan tanpa kontrol dapat mengurangi keuntungan perusahaan. Risiko lainnya adalah diskon khusus diberikan kepada pihak tertentu tanpa alasan bisnis yang jelas.
Accurate Online mendukung persetujuan pada transaksi penjualan berdasarkan nilai minimal dan ketentuan minimal diskon. Transaksi dengan diskon tertentu dapat ditahan sampai memperoleh persetujuan dari pihak terkait. Lihat panduan approval diskon penjualan.
Pembayaran kepada Pihak yang Tidak Tepat
Kesalahan data pemasok atau tagihan yang belum diverifikasi dapat menyebabkan salah bayar. Approval memberikan kesempatan kepada pihak kedua untuk memeriksa tujuan, jumlah, dan dasar pembayaran.
Transaksi Bernilai Besar
Transaksi bernilai besar sebaiknya tidak bergantung pada keputusan satu orang. Perusahaan dapat menetapkan beberapa penyetuju agar keputusan mempertimbangkan kebutuhan operasional dan kemampuan perusahaan.
Cara Mengatur Fitur Approval Accurate Online
Pengaturan approval perlu disesuaikan dengan struktur perusahaan. Hindari menerapkan aturan yang sama untuk seluruh jenis transaksi tanpa mempertimbangkan tingkat risikonya.
1. Aktifkan Pengaturan Persetujuan
Masuk ke menu Pengaturan, pilih Preferensi, lalu buka bagian Persetujuan. Pada area ini, perusahaan dapat mengaktifkan jenis transaksi yang perlu melewati proses approval. Lihat cara mengaktifkan persetujuan transaksi.
Aktifkan hanya transaksi yang memang membutuhkan pemeriksaan agar alurnya tetap efektif.
2. Tentukan Jenis Transaksi
Pilih transaksi berdasarkan risiko dan kebutuhan bisnis. Prioritaskan transaksi yang memengaruhi pengeluaran, pembelian, penjualan, diskon, atau keputusan penting lainnya.
Perusahaan dapat memulai dari beberapa transaksi berisiko tinggi, lalu memperluas pengaturan setelah alur awal berjalan dengan baik.
3. Tentukan Batas Minimal Nilai
Tidak semua transaksi harus melalui tingkat persetujuan yang sama. Gunakan batas nilai agar transaksi kecil dapat berjalan lebih cepat, sedangkan transaksi besar mendapatkan pemeriksaan lebih ketat.
Contohnya:
Transaksi sampai Rp5 juta dapat diproses oleh supervisor
Transaksi di atas Rp5 juta memerlukan persetujuan manajer
Transaksi di atas Rp50 juta memerlukan persetujuan direktur
Nilai tersebut hanya contoh. Setiap perusahaan perlu menyesuaikannya dengan ukuran bisnis, anggaran, serta tingkat risiko.
4. Tentukan Pembuat Transaksi dan Cabang
Pengaturan dapat dibuat berdasarkan pengguna atau cabang tertentu.
Hal ini bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki beberapa lokasi. Cabang dapat diberi kewenangan sampai batas tertentu, sedangkan transaksi di atas batas tersebut harus diperiksa oleh kantor pusat.
5. Pilih Pengguna yang Berwenang Menyetujui
Penyetuju harus memahami konteks transaksi yang diperiksa.
Manajer pembelian dapat memeriksa pesanan kepada pemasok. Manajer penjualan dapat memeriksa diskon, sedangkan manajer keuangan atau direktur dapat memeriksa pengeluaran bernilai besar.
Jangan memilih penyetuju hanya berdasarkan jabatan. Pastikan orang tersebut memiliki informasi dan waktu yang cukup untuk melakukan pemeriksaan.
6. Tentukan Jumlah Persetujuan
Accurate Online memungkinkan perusahaan memilih beberapa pola persetujuan:
Cukup salah satu pengguna menyetujui
Minimal dua pengguna menyetujui
Semua pengguna harus menyetujui
Gunakan persetujuan berlapis untuk transaksi dengan risiko lebih tinggi. Namun, jangan membuat lapisan terlalu banyak karena dapat memperlambat operasional tanpa memberikan manfaat tambahan.
7. Uji Alur Sebelum Diterapkan
Buat beberapa transaksi percobaan dengan nominal dan pengguna berbeda.
Pastikan bahwa:
Transaksi yang memenuhi syarat masuk ke proses approval
Penyetuju yang tepat menerima informasi
Transaksi belum diproses sebelum disetujui
Penolakan dapat dikembalikan kepada pembuat transaksi
Alur tidak menghambat transaksi normal
Pengguna memahami tindakan setelah transaksi disetujui
Contoh Penerapan Fitur Approval Accurate
Berikut beberapa contoh yang mudah diterapkan oleh pemilik usaha dan manajer operasional.
Approval Pesanan Pembelian
Staf pembelian membuat pesanan berdasarkan permintaan barang. Supervisor memeriksa jumlah dan pemasok, kemudian manajer memberikan persetujuan jika nilainya melewati batas tertentu.
Alur ini membantu mencegah pembelian tanpa kebutuhan yang jelas atau jumlah yang berlebihan.
Approval Diskon Penjualan
Staf penjualan dapat memberikan diskon sampai batas yang ditetapkan. Diskon yang lebih besar harus memperoleh persetujuan manajer penjualan.
Dengan cara ini, tim tetap memiliki fleksibilitas dalam bernegosiasi tanpa mengabaikan batas keuntungan perusahaan.
Approval Pengeluaran Operasional
Staf administrasi memasukkan permintaan pengeluaran beserta keterangan dan dokumen pendukung. Atasan memeriksa kebutuhan dan nominal sebelum transaksi dilanjutkan.
Approval Transaksi Cabang
Setiap cabang memiliki batas kewenangan. Transaksi normal dapat disetujui kepala cabang, sedangkan transaksi besar membutuhkan persetujuan kantor pusat.
Approval Berlapis untuk Transaksi Besar
Transaksi bernilai tinggi dapat membutuhkan persetujuan dari manajer operasional dan direktur.
Persetujuan berlapis membantu memastikan keputusan tidak hanya mempertimbangkan kebutuhan, tetapi juga kondisi perusahaan secara keseluruhan.
Fitur Accurate Online Lain yang Mendukung Pengawasan
Approval akan lebih efektif jika digunakan bersama pengaturan dan kebiasaan kontrol lainnya.
Hak Akses Pengguna
Berikan akses berdasarkan tugas masing-masing pengguna. Staf hanya perlu membuka menu dan melakukan tindakan yang berkaitan dengan pekerjaannya.
Pembatasan Perubahan Transaksi
Batasi kemampuan pengguna untuk mengubah atau menghapus transaksi lama. Perubahan terhadap data yang sudah diperiksa perlu dilakukan melalui prosedur yang jelas.
Log Aktivitas
Gunakan catatan aktivitas untuk menelusuri pengguna yang membuat atau mengubah data. Pemeriksaan berkala membantu perusahaan menemukan kebiasaan yang tidak sesuai prosedur.
Pemeriksaan Dokumen Pendukung
Approval tidak boleh sekadar menekan tombol “setuju”. Penyetuju perlu memeriksa dokumen, tujuan transaksi, nominal, pihak terkait, dan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis.
Pemeriksaan Laporan Secara Berkala
Manajemen tetap perlu membandingkan transaksi, pengeluaran, pembelian, penjualan, dan stok secara rutin. Approval adalah bagian dari kontrol, bukan pengganti pemeriksaan manajemen.
Kesalahan dalam Menggunakan Fitur Approval
Pengaturan yang kurang tepat dapat membuat approval hanya menjadi formalitas.
Penyetuju Selalu Memberikan Persetujuan
Jika seluruh pengajuan disetujui tanpa pemeriksaan, approval tidak memberikan perlindungan yang berarti.
Batas Nilai Terlalu Rendah
Terlalu banyak transaksi kecil yang membutuhkan persetujuan dapat menyebabkan penumpukan dan menghambat pekerjaan.
Batas Nilai Terlalu Tinggi
Jika batasnya terlalu tinggi, banyak transaksi berisiko tetap dapat diproses tanpa pengawasan.
Tidak Ada Penyetuju Pengganti
Transaksi dapat tertunda ketika penyetuju utama sedang cuti atau tidak tersedia. Perusahaan perlu menyiapkan kewenangan pengganti dengan aturan yang jelas.
Pengguna Berbagi Akun
Setiap pengguna harus menggunakan akun masing-masing. Berbagi akun membuat aktivitas sulit ditelusuri dan mengurangi tanggung jawab personal.
Tidak Pernah Mengevaluasi Aturan
Batas transaksi dan struktur organisasi dapat berubah. Tinjau pengaturan approval secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi bisnis.
Apakah Fitur Approval Dapat Menghilangkan Fraud?
Tidak ada satu fitur yang dapat menghilangkan seluruh risiko kecurangan.
Fitur Approval Accurate berfungsi sebagai lapisan kontrol yang memperkecil kesempatan terjadinya transaksi tidak sah. Efektivitasnya tetap bergantung pada pembagian tugas, hak akses, kedisiplinan penyetuju, kelengkapan dokumen, dan pemeriksaan manajemen.
Perusahaan sebaiknya menggabungkan approval dengan beberapa langkah berikut:
Memisahkan pembuat, pemeriksa, dan penyetuju transaksi
Menggunakan akun pengguna masing-masing
Membatasi perubahan transaksi
Memeriksa log aktivitas
Meninjau laporan secara rutin
Membuat prosedur pelaporan pelanggaran
Mengevaluasi pemasok dan transaksi tidak wajar
Manfaat Approval bagi CEO dan Manajer Operasional
Bagi manajemen, approval memberikan visibilitas terhadap transaksi penting sebelum keputusan menimbulkan dampak lebih besar.
CEO, founder, dan manajer operasional dapat mengetahui pengeluaran yang memerlukan perhatian, diskon yang melewati kebijakan, pembelian bernilai besar, serta pihak yang memberikan persetujuan.
Dengan proses yang terdokumentasi, manajemen tidak harus terlibat dalam setiap transaksi kecil. Mereka dapat memusatkan perhatian pada transaksi yang nilainya besar atau memiliki risiko lebih tinggi.
Kesimpulan
Fitur Approval Accurate membantu perusahaan membangun proses pemeriksaan yang lebih terstruktur. Perusahaan dapat menentukan jenis transaksi, batas minimal nilai, pembuat transaksi, cabang, penyetuju, dan jumlah persetujuan yang diperlukan.
Penggunaan approval yang tepat dapat mengurangi risiko pengeluaran tidak sah, diskon berlebihan, kesalahan pembayaran, serta transaksi besar tanpa pengawasan. Namun, hasil terbaik akan diperoleh jika fitur ini digunakan bersama hak akses yang sesuai, pembagian tugas, pemeriksaan dokumen, dan evaluasi rutin.
Dengan memaksimalkan approval dan fitur Accurate Online lainnya, perusahaan dapat menciptakan proses bisnis yang lebih aman, transparan, dan mudah dipantau oleh manajemen.
Atur Fitur Approval Accurate Bersama PT Maksi Media Indonesia
PT Maksi Media Indonesia siap membantu perusahaan melakukan konfigurasi, implementasi, dan training Accurate Online sesuai dengan struktur persetujuan serta kebutuhan operasional bisnis.
Tim Anda dapat memperoleh pendampingan untuk menentukan transaksi yang perlu diperiksa, batas nominal, hak akses pengguna, alur persetujuan, dan SOP penggunaan sistem.
Bangun kontrol transaksi yang lebih aman dan terstruktur melalui halaman Kontak PT Maksi Media Indonesia.
